ENTR'AMIS: AVIS DE CONVOCATION

dimanche 5 janvier 2014

AVIS DE CONVOCATION

Avis de convocation à l`assemblée générale spéciale

du 18 janvier 2014

Membres ENTR’AMIS

Vous êtes tous invités à l`assemblée générale spéciale de l’Association Entr’Amis qui aura lieu à la salle des Mooses à Rouyn-Noranda après le souper afin de faire adopter les règlements généraux de l’Association et qui sera suivi de la soirée de jeux.

Nous, membres du c.a., souhaitons une bonne participation de la part de tous les membres du groupe Entr’Amis.

Bienvenue à tous et toutes

Diane Veillette, présidente

Assemblée générale spéciale

18 janvier 2014

01 Quorum

02 Mot de Bienvenue

03 Ouverture de l’assemblée

04. Lecture et adoption des règlements de l’Association

05. Levée de l’assemblée

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RÉGLEMENTS GÉNÉRAUX

ASSOCIATION ENTR'AMIS
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
ARTICLE I
GÉNÉRALITÉS

ORGANISATION
1.1 Association pour personnes seules et libres désirant participer à diverses activités pour se créer de nouvelles amitiés.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES
1.2 Est membre, toute personne seule et libre ayant payé sa cotisation annuelle. En cas de conflit, tolérance zéro sera de rigueur après le premier avertissement.

FORMATION DE COUPLES
1.3 Est considéré comme couple, deux (2) personnes vivant sous le même toit. Advenant la formation de couples à l’intérieur de l’association, ceux-ci demeurent toujours des personnes admissibles au sein de l’association, s'ils renouvellent leur adhésion à chaque année.

COTISATION
1.4 Les membres doivent payer annuellement une cotisation non remboursable dont le montant sera fixé par le conseil d’administration et ratifié par les membres lors de l'assemblée générale.

MEMBRES INVITÉS
1.5 Lors d’activités, une contribution financière sera exigée au non membre, mais suite à trois présences, cette personne devra devenir membre en règle.

ARTICLE II
CONSEIL D’ADMINISTRATION

COMPOSITION
2.1 L’association est administrée par un conseil d’administration composé d’un maximum de sept (7) membres en règle.

MANDAT
2.2 La durée normale du mandat de n’importe quel membre du conseil d'administration est de deux (2) ans; toute personne admissible peut, à nouveau, poser sa candidature pour l’année suivante.

2.3 Tout poste vacant au sein du conseil d’administration peut être comblé, jusqu’à la prochaine assemblée générale, par un vote majoritaire des membres du conseil d’administration qui demeurent en fonction.

DÉMISSION
2.4 Tout administrateur désirant démissionner devra en informer, par écrit, le secrétaire de l‘association ; une telle démission ne prendra effet qu’au moment de l’acceptation par le conseil d’administration.

RÉUNION
2.5 Le conseil d’administration doit se réunir au moins six (6) fois par année, au jour et endroit désignés.

CONVOCATION
2.6 Le président ou les membres du comité ont le pouvoir de convoquer une réunion du conseil d’administration. Les administrateurs doivent être avertis au moins trois (3) jours avant la réunion.

QUORUM
2.7 Le quorum des réunions du conseil d’administration est constitué de quatre (4) personnes, y compris le président.

ABSENCE
2.8 Un directeur qui est absent à trois (3) réunions consécutives, à moins de force majeure, ne fait plus partie de l’exécutif.

ARTICLE III
FONCTIONS DES DIRECTEURS

PRÉSIDENT
3.1 - préside les réunions;
- est de droit membre de tous les comités;
- accueille les membres;
- s’informe des dossiers;
- s’assure de la préparation adéquate de l’ordre du jour;
- favorise la participation de chacun;
- anime les discussions;
- fait respecter les règlements;
- s’assure que les décisions sont exécutées;
- favorise l’intégration des nouveaux membres;
- assure, au besoin, un certain climat de détente;
- modère (ou contient), au besoin, ceux qui ont le verbe facile et rappelle les impératifs du temps tout en assurant le droit de parole à tous.

VICE-PRÉSIDENT
3.2 - remplit les fonctions du président en l’absence de ce dernier;
- assume tout autre pouvoir que lui assigne le conseil d’administration.

SECRÉTAIRE
3.3 - prépare avec le président l’ordre du jour des
réunions;
- assure la rédaction des procès-verbaux;
- voit à l’organisation des réunions (réservation de salle, etc.)

TRÉSORIER
3.4 - est responsable de toute l’activité financière;
- prépare les budgets;
- tient la comptabilité;
- contrôle les dépenses et revenus;
- prépare un rapport financier mensuel et annuel.

ADMINISTRATEURS
3.5 - selon la programmation annuelle, sont responsables
des activités qui leur sont assignées et trouvent
des bénévoles pour les seconder, si besoin;
- rendent compte de leurs activités au conseil administration;
- communiquent par courriel ou téléphone les
activités aux membres.

ARTICLE IV
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

COMPOSITION
4.1 L’assemblée générale est composée des membres en règle de l’association.

CONVOCATION
4.2 L’assemblée générale annuelle des membres est tenue à une date fixée par le conseil d'administration à la fin de l'exercice financier.

POUVOIRS
4.3 L'assemblée générale a le pouvoir :
- d’amender la constitution;
- de voter, d’amender tout règlement de l’assemblée;
- de nommer les vérificateurs;
- d’élire un conseil d’administration;
- d’adopter ou rejeter le rapport financier;
- de prendre toute décision qu’elle juge nécessaire pour permettre à l’association d’atteindre ses buts;
- chaque membre a le droit de débattre ses droits à assemblée générale.

AVIS DE CONVOCATION
4.4 Un avis de convocation à l’assemblée générale annuelle doit être envoyé à tous les membres en règle dix (10) jours avant la date de ladite assemblée; l’ordre du jour doit aussi être inclus dans l’envoi.

QUORUM
4.5 Le quorum est constitué des membres présents.

MODE D'ÉLECTION
4.6 Pour l'élection des représentants au conseil d'administration, on procède de la façon suivante :
- l'assemblée nomme d'abord un président et un
secrétaire d'élection;
- après la fermeture des mises en candidature,
advenant un nombre plus élevé de candidats que les
postes à combler, les membres votent par scrutin
secret pour élire les directeurs;
- chaque membre en règle a droit à un (1) bulletin
de vote. Advenant une égalité des votes, le président d’élection déposerait son vote prépondérant;
- les directeurs élus se réunissent ensuite à huis
clos pour nommer les responsables des différents
postes comités au conseil d'administration :
président, secrétaire, etc.

AJOURNEMENT
4.7 L’assemblée générale peut être ajournée suite à une résolution adoptée par la majorité des membres présents.

ARTICLE V
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

CONVOCATION
5.1 Une réunion spéciale peut être convoquée à la suite d’une résolution du conseil d’administration.
5.2 Lors d’une telle réunion, seuls les sujets à l’ordre du jour sont discutés.

Les présents règlements ont été unanimement adoptés par le conseil d'administration de ENTR'AMIS lors d'une réunion régulière tenue le 23 décembre 2013.

Les présents règlements ont été ratifiés à l'unanimité par les membres ENTR'AMIS lors de l'assemblée générale spéciale tenue le 18 janvier 2014.
___________________________
Diane Veillette
Présidente d'ENTR'AMIS
___________________________
Hélène Gauvin
Secrétaire d'ENTR'AMIS

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